←Wróćbeautydesk.eu
Ochrona Danych

Polityka Prywatności

1. Administrator Danych

Administratorem danych osobowych zakładających konto Użytkowników w serwisie BeautyDesk.eu jest Wojciech Bogus, prowadzący działalność nierejestrowaną, ul. Chabrowa 23/9, 52-200 Wysoka. Kontakt: kontakt@beautydesk.eu.

2. Rola Usługodawcy jako Procesora

Z uwagi na charakter platformy SaaS, głównym przedmiotem działania BeautyDesk.eu jest przetwarzanie danych klientów dzwoniących do salonów naszych Użytkowników. System automatycznie obsługuje połączenia głosowe, co wiąże się z nagrywaniem rozmów, generowaniem transkrypcji oraz przetwarzaniem numerów telefonów. Numer telefonu osoby dzwoniącej może być również porównywany z numerem przypisanym do istniejącej rezerwacji – wyłącznie po to, by na prośbę tej osoby przełożyć lub odwołać jej wizytę (funkcja opcjonalna, którą Użytkownik może wyłączyć w Panelu Klienta). W tym zakresie:

  • Użytkownik (Właściciel Salonu) jest wyłącznym Administratorem Danych swoich klientów. To na Użytkowniku spoczywa obowiązek informacyjny wynikający z RODO.
  • Usługodawca (BeautyDesk.eu) pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego (Procesora), działającego na udokumentowane polecenie Użytkownika.

3. Cel i podstawa przetwarzania danych

  • Świadczenie usług SaaS: Przetwarzamy Twoje dane (e-mail, nazwa salonu) w celu obsługi konta w aplikacji i realizacji usługi wirtualnej recepcji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Rozliczenia finansowe: Przetwarzamy dane rozliczeniowe w celu realizacji płatności oraz wywiązywania się z obowiązków podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Obsługa zapytań kontaktowych: Przetwarzamy Twoje dane podane w formularzu kontaktowym wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Zapewnienie bezpieczeństwa: Przetwarzamy niezbędne logi techniczne w celu utrzymania bezpieczeństwa infrastruktury (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Odbiorcy danych i Transfer poza EOG

W celu zapewnienia najwyższej jakości usług, powierzamy część danych technicznych i operacyjnych starannie wyselekcjonowanym dostawcom zewnętrznym:

  • Supabase, Inc. (USA) – infrastruktura bazy danych i system autoryzacji.
  • Vercel Inc. (USA) – hosting aplikacji i obsługa zapytań API.
  • ElevenLabs, Inc. (USA) – system logiki asystenta, analizy języka oraz syntezy głosu.
  • Twilio Inc. (USA) – infrastruktura telekomunikacyjna, obsługa numerów telefonów.
  • Google LLC (USA) – integracja w usłudze Google Calendar.
Transfer danych do państw trzecich: Z uwagi na to, że w/w podmioty posiadają siedziby w USA, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) zgodnie z wymogami Rozdziału V RODO, w oparciu o Data Privacy Framework (DPF) lub Standardowe Klauzule Umowne (SCC).

5. Integracje z systemami kalendarzy

  1. Cel integracji: Aplikacja pozwala wirtualnemu asystentowi AI na sprawdzanie dostępności terminów w czasie rzeczywistym oraz automatyczne dodawanie rezerwacji bezpośrednio do grafiku Użytkownika, a jeśli Użytkownik nie wyłączy tej funkcji – także zmianę terminu lub odwołanie rezerwacji na prośbę klienta, po weryfikacji numeru telefonu, z którego dzwoni.
  2. Ograniczone użycie: Danych pozyskanych z konta Google Użytkownika nigdy nie sprzedajemy i nie wykorzystujemy do celów reklamowych. Przekazywanie ich odbywa się w pełnej zgodności z wymogami tzw. Ograniczonego Użycia (Limited Use requirements).
  3. Odwołanie dostępu: Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie cofnąć dostęp do kalendarzy z poziomu ustawień integracji w swoim Panelu Klienta.

5a. Dane z Google (Google user data)

  1. Jakie dane pobieramy: po podłączeniu kalendarza Google (zakres calendar.events) aplikacja odczytuje wydarzenia w kalendarzu Użytkownika: datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia, tytuł, opis oraz identyfikator wydarzenia. Nie mamy dostępu do ustawień kalendarza, listy osób z dostępem ani innych usług Google.
  2. Do czego ich używamy: wyłącznie do działania funkcji widocznych dla Użytkownika: (a) sprawdzania wolnych terminów, aby asystentka nie umówiła dwóch wizyt na tę samą godzinę, (b) dodawania wizyt umówionych przez asystentkę, (c) odnalezienia wizyty dzwoniącego klienta po numerze telefonu i jej przełożenia lub odwołania (wydarzenie zostaje w kalendarzu z oznaczeniem „ODWOŁANA”), (d) wyświetlania grafiku w Panelu Klienta.
  3. Co przechowujemy: tokeny dostępu OAuth, identyfikatory wydarzeń utworzonych przez asystentkę oraz dane rezerwacji, które asystentka sama zapisała. Nie kopiujemy całego kalendarza do naszej bazy.
  4. Komu udostępniamy dane z Google: wyłącznie podmiotom niezbędnym do działania usługi, jako podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie: Supabase, Inc. (baza danych – tokeny i identyfikatory wydarzeń), Vercel Inc. (hosting – przetwarzanie zapytań do Google Calendar API), ElevenLabs, Inc. (głosowa asystentka AI – otrzymuje tylko wolne terminy oraz, gdy klient prosi o zmianę, datę, godzinę i usługę jego własnej wizyty) oraz dostawcy poczty e-mail (powiadomienie dla Użytkownika o przełożeniu lub odwołaniu wizyty). Nie przekazujemy danych z Google nikomu innemu, chyba że wymaga tego prawo.
  5. Czego nie robimy: nie sprzedajemy danych z Google, nie używamy ich do reklam, nie pozwalamy ludziom ich czytać (poza zgodą Użytkownika, bezpieczeństwem lub obowiązkiem prawnym) i nie używamy surowych ani pochodnych danych z Google do tworzenia, trenowania ani ulepszania ogólnych modeli AI/ML.
  6. Limited Use: Korzystanie z informacji otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie przez BeautyDesk jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach Google API, w tym z wymogami ograniczonego użycia (Limited Use).
  7. Odłączenie: Użytkownik może w każdej chwili odłączyć kalendarz w Panelu Klienta (usuwamy wtedy zapisane tokeny) lub cofnąć dostęp na stronie myaccount.google.com/permissions.

Google user data (English summary)

Data accessed: with the https://www.googleapis.com/auth/calendar.events scope we read the start/end time, title, description and ID of events in the user's Google Calendar. We do not access calendar settings, sharing (ACL) or any other Google service.

Use: only for user-facing features: checking free time slots to avoid double bookings, creating appointments booked by the AI receptionist, finding a caller's own appointment by their phone number and rescheduling or cancelling it (cancelled events stay in the calendar marked "ODWOŁANA"), and showing the schedule in the dashboard.

Storage: OAuth tokens, IDs of events created by the assistant and the booking records the assistant created. We do not copy the user's calendar.

Sharing, transfer and disclosure: Google user data is shared only with service providers acting on our behalf and strictly needed to run these features: Supabase, Inc. (database – tokens and event IDs), Vercel Inc. (hosting – processing Google Calendar API requests), ElevenLabs, Inc. (voice AI – receives only free time slots and, when a caller asks to change an appointment, the date, time and service of that caller's own appointment) and our e-mail provider (notifying the user about a rescheduled or cancelled appointment). We do not share it with anyone else unless required by law.

We never sell Google user data, use it for advertising, allow humans to read it (except with the user's consent, for security or legal reasons), or use raw or derived Google user data to create, train or improve generalized or foundational AI/ML models.

Limited Use: BeautyDesk's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Revoking access: disconnect the calendar in the dashboard (stored tokens are deleted) or at myaccount.google.com/permissions.

6. Czas przechowywania danych (Retencja)

  • Dane konta Użytkownika: Przechowujemy przez okres 3 lat od momentu wygaśnięcia ostatniego abonamentu.
  • Samodzielne usunięcie konta: Gdy usuniesz konto w panelu (zakładka „Konto”), dane konta i dane operacyjne usuwamy niezwłocznie – z wyjątkiem danych rozliczeniowych, które musimy przechowywać zgodnie z przepisami (punkt poniżej).
  • Dane bilingowe i podatkowe: Zgodnie z polskim prawem, przechowujemy przez okres 5 lat podatkowych.
  • Dane operacyjne (nagrania i transkrypcje): W trosce o najwyższe standardy prywatności klientek dzwoniących do Twojego salonu, pliki audio i transkrypcje są nieodwracalnie usuwane w terminie 30 dni od wygaśnięcia subskrypcji.

7. Pliki Cookies

Nasz Serwis wykorzystuje wyłącznie "Niezbędne" (sesyjne) pliki cookies, które są absolutnie wymagane do prawidłowego działania mechanizmów autoryzacji i logowania do panelu. Nie stosujemy analitycznych ani marketingowych plików cookies śledzących Twoją aktywność.

8. Twoje prawa

Zgodnie z RODO, w każdej chwili przysługuje Ci:

  • Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
  • Prawo do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
  • Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania.
  • Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

W celu realizacji swoich praw, skontaktuj się z nami: kontakt@beautydesk.eu.