←Wróćbeautydesk.eu
Dokument Prawny

Regulamin Serwisu

Ostatnia aktualizacja: 1 września 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne i Definicje

  1. Serwis BeautyDesk.eu (zwany dalej „Serwisem” lub „Usługodawcą”) prowadzony jest przez Wojciecha Bogusa, w ramach działalności nierejestrowanej.
  2. Adres do doręczeń: ul. Chabrowa 23/9, 52-200 Wysoka.
  3. Adres e-mail do kontaktu we wszelkich sprawach związanych z funkcjonowaniem Serwisu: kontakt@beautydesk.eu.
  4. Serwis świadczy usługi drogą elektroniczną w modelu SaaS (Software as a Service), polegające na udostępnieniu narzędzi informatycznych do konfiguracji i korzystania z wirtualnych asystentów głosowych AI.
  5. Poniższe pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:
    • Użytkownik – każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z usług Serwisu po zarejestrowaniu konta.
    • Konsument – osoba fizyczna dokonująca czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
    • Przedsiębiorca na prawach konsumenta (JDG) – osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego.
    • Użytkownik biznesowy (B2B) – każdy Użytkownik niebędący Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta.

§ 2. Wymagania techniczne i Zasady korzystania

  1. Do prawidłowego korzystania z Serwisu niezbędne jest urządzenie z dostępem do sieci Internet oraz nowoczesna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą języka JavaScript oraz plików cookies niezbędnych do logowania.
  2. Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z prawem, dobrymi obyczajami oraz niniejszym Regulaminem.
  3. Bezwzględnie zabronione jest wykorzystywanie wirtualnych asystentów AI do działań niezgodnych z prawem, w tym: rozsyłania niezamówionych informacji handlowych (spam), prób wyłudzania danych (phishing), nękania (stalking) lub podszywania się pod inne podmioty bez ich zgody.

§ 3. Zakres usług, Abonament i Płatności

  1. Dostęp do pełnej funkcjonalności Serwisu (wirtualna recepcja, generowanie transkrypcji, zapisy w kalendarzu) jest usługą odpłatną, świadczoną w modelu subskrypcyjnym (abonamentowym). Usługa ma charakter ciągły.
  2. Płatności realizowane są z góry za wybrany okres rozliczeniowy, za pomocą szybkiego przelewu internetowego (operator Dpay) z poziomu Panelu Klienta.
  3. Usługa wdrożenia asystenta i przypisania zasobów zostaje aktywowana automatycznie po poprawnym przetworzeniu i zaksięgowaniu transakcji przez operatora płatności.
  4. Subskrypcja nie odnawia się automatycznie. W celu nieprzerwanego korzystania z usługi, Użytkownik zobowiązany jest do ręcznego wniesienia opłaty za kolejny okres przed wygaśnięciem aktualnego abonamentu.
  5. Niewykorzystane minuty połączeń przypisane do danego okresu rozliczeniowego przepadają i nie przechodzą na kolejny miesiąc, chyba że indywidualna umowa stanowi inaczej.
  6. Na wyraźne życzenie Użytkownika, Usługodawca wystawia imienny dowód zakupu (rachunek lub fakturę bez VAT) za zrealizowaną usługę.

§ 4. Prawo odstąpienia od umowy

  1. W przypadku Użytkowników biznesowych (B2B), prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje, a wniesione opłaty abonamentowe nie podlegają zwrotowi, chyba że Usługodawca zadecyduje inaczej.
  2. Użytkownik będący Konsumentem ma prawo odstąpić od umowy o świadczenie usług w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny, wysyłając oświadczenie na adres e-mail: kontakt@beautydesk.eu.
  3. Użytkownik będący Konsumentem podczas składania zamówienia wyraźnie żąda rozpoczęcia świadczenia usług przed upływem 14-dniowego terminu na odstąpienie od umowy, w celu niezwłocznego rozpoczęcia prac konfiguracyjnych asystenta.
  4. Jeżeli Konsument zażądał rozpoczęcia świadczenia usług przed upływem terminu do odstąpienia, a następnie skorzysta z prawa do odstąpienia, zgodnie z art. 35 Ustawy o prawach konsumenta, ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia.

§ 5. Dostępność usługi (SLA) i Reklamacje

  1. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby Serwis i przypisani do niego wirtualni asystenci byli dostępni nieprzerwanie, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania krótkich przerw technicznych. O planowanych przerwach trwających dłużej niż 15 minut Użytkownicy będą informowani z odpowiednim wyprzedzeniem.
  3. Wszelkie zakłócenia w funkcjonowaniu Serwisu, uwagi i reklamacje Użytkownik może zgłaszać drogą elektroniczną na adres: kontakt@beautydesk.eu.
  4. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni od daty jej otrzymania i poinformuje Użytkownika o rozstrzygnięciu drogą e-mailową.

§ 6. Odpowiedzialność i Integracje z usługami trzecimi

  1. Z uwagi na innowacyjny charakter technologii opartej na sztucznej inteligencji, Usługodawca nie jest w stanie zagwarantować w 100% bezbłędnej interpretacji mowy. Ostateczna weryfikacja zapisów dokonanych przez AI w kalendarzu leży po stronie Użytkownika.
  2. Asystentka może przełożyć lub odwołać wizytę, jeżeli numer telefonu, z którego dzwoni klient, jest zgodny z numerem przypisanym do wizyty. Funkcja jest opcjonalna – Użytkownik może ją wyłączyć w Panelu Klienta. Weryfikacja na podstawie numeru telefonu nie wyklucza sytuacji, w których z numeru korzysta inna osoba albo numer zostanie podszyty przez osobę trzecią, dlatego o każdej takiej zmianie Użytkownik otrzymuje powiadomienie i powinien ją zweryfikować. Wizyty odwołane w ten sposób pozostają w kalendarzu z oznaczeniem „ODWOŁANA” i nie blokują terminu.
  3. W ramach usług, Serwis umożliwia zintegrowanie konta z Kalendarzem Google (Google Calendar). Wymaga to autoryzacji i wyrażenia zgody na dostęp do kalendarzy.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za awarie, przestoje lub usunięcie danych wynikające bezpośrednio z winy podmiotów zewnętrznych (np. Google).
  5. Maksymalna odpowiedzialność finansowa Usługodawcy wobec Użytkowników biznesowych (B2B) ograniczona jest do kwoty równej ostatnio wniesionej jednomiesięcznej opłacie abonamentowej.

§ 7. Rezygnacja, Rozwiązanie umowy i Retencja danych

  1. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z korzystania z Serwisu, co skutkuje brakiem odnowienia abonamentu.
  2. Użytkownik może w każdej chwili samodzielnie i trwale usunąć konto w panelu klienta (zakładka „Konto” → „Usuń konto”). Usunięcie obejmuje dane salonu, usługi, wizyty, bazę klientek, pracowników, nagrania i transkrypcje rozmów, asystentkę AI oraz połączenie z kalendarzem Google i następuje niezwłocznie. Niewykorzystany, opłacony okres abonamentu nie podlega zwrotowi. Dokumenty rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
  3. Wraz z datą wygaśnięcia opłaconego abonamentu, dostęp do panelu klienta oraz wirtualnej bramki AI Użytkownika zostaje zablokowany.
  4. Po upływie 30 dni od momentu wygaśnięcia abonamentu, wszelkie wrażliwe dane operacyjne (logi połączeń, numery telefonów, nagrania audio i transkrypcje) zostają trwale usunięte.

§ 8. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (RODO)

  1. Ze względu na to, iż system BeautyDesk.eu przetwarza rozmowy i dane klientów, Użytkownik pełniący rolę Administratora Danych Osobowych swoich klientów, powierza ich przetwarzanie Usługodawcy (Procesorowi).
  2. Założenie konta i akceptacja Regulaminu stanowi zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO.
  3. Podpowierzenie (Subprocesorzy): Użytkownik wyraża zgodę na korzystanie z niezbędnych podwykonawców. Aktualna lista obejmuje:
    1. Supabase, Inc. (infrastruktura bazy danych),
    2. ElevenLabs, Inc. (logika asystenta AI, analiza języka i rozpoznawanie mowy),
    3. Twilio Inc. (usługi telekomunikacyjne i dostarczanie numerów telefonów),
    4. Vercel Inc. (hosting infrastruktury),
    5. Google LLC (infrastruktura Google Calendar API),
  4. Transfer danych poza EOG: Z uwagi na korzystanie z powyższych podmiotów, dane mogą być przekazywane poza EOG w oparciu o zatwierdzone ramy ochrony danych (np. Data Privacy Framework).

§ 9. Postanowienia końcowe

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn. O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
  2. Konsumenci mają prawo do skorzystania z unijnej platformy internetowego systemu rozstrzygania sporów (ODR), dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr.
  3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.